Omgaan met gegevens van uw zieke medewerker

By maart 23, 2017Nieuws

In de normale omgang tussen medewerker en leidinggevende is het de gewoonste zaak ziekte en de gevolgen daarvan met elkaar te delen. In veel personeelsinformatiesystemen is het mogelijk gespreksnotities, beperkingen en diagnoses in te voeren.
Wist u dat dit niet zomaar mag en een aantal zaken verboden zijn vanuit de Wet Bescherming Persoonsgegevens, welke een Europese wet is? De Autoriteit Persoonsgegevens ziet toe op de naleving van de wet en bij een overtreding zijn de boetes niet gering. Ook ten aanzien van de communicatie tussen u, de arbodienst en de bedrijfsarts zijn er strenge regels die nageleefd dienen te worden.

Bij het tot stand komen van deze informatie is gebruik gemaakt van de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hieronder zetten wij kort op een rijtje wat wel en niet mag.

Werkgever en medewerker
Een werkgever mag als een werknemer zich ziek meldt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder één van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).  

De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Deze toestemming is in juridische termen namelijk nooit in vrijheid gegeven. De werkgever mag bij de ziekmelding niet vragen naar medische beperkingen, maar wel welke werkzaamheden van de functie nog uitgevoerd kunnen worden of welk aangepast werk een medewerker zou kunnen doen. Hier mag de werkgever best voorbeelden geven. Indien de werknemer aangeeft geen aangepaste werkzaamheden te kunnen verrichten en de werkgever heeft daar twijfels over dan dient er eerst een beoordeling door de bedrijfsarts plaats te vinden. Pas na beoordeling door de bedrijfsarts mag de werkgever de functionele beperkingen opslaan en deze met de werknemer bespreken om tot een goed plan van aanpak in het kader van de re-integratie te komen. De werkgever mag de werknemer niet vragen naar de oorzaak van het verzuim behalve wanneer er sprake is van een arbeidsongeval.

In bijzondere gevallen mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren. Het betreft dan uitsluitend een ziekte waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen, zoals bij epilepsie of suikerziekte.

Werkgever en casemanager
In die situaties waarbij u als klant gebruik maakt van onze casemanagers, dient u zich te realiseren dat deze werken met gedelegeerde taken van u als werkgever in het verzuimbegeleidingsproces. De werkgever mag, indien hij reeds informatie heeft vergaard zoals hierboven onder werkgever en werknemer staat, deze delen met de casemanager.
Dat geldt ook ten aanzien van vragen die hij voor de bedrijfsarts heeft, dan wel informatieverstrekking aangaande eventuele mogelijkheden van aangepast werk.

Werkgever/casemanager en bedrijfsarts/arbodienst
Indien u gebruik maakt van onze casemanagers zijn die wetstechnisch de vertegenwoordiger van de werkgever in het verzuimproces en gelden dezelfde regels als voor de werkgever. De werkgever mag de bedrijfsarts/arbodienst geen mededelingen doen ten aanzien van medische zaken die hij van een medewerker heeft vernomen. Wel mag de werkgever informatie verstrekken over welke mogelijkheden de werkgever ziet voor aangepast werk. De bedrijfsarts kan dit meenemen in zijn advies. Bij frequent verzuim mag de werkgever wel aan de bedrijfsarts vragen of er een relatie met het werk is, danwel welke preventieve maatregelen door werkgever genomen kunnen worden om het frequente verzuim te verminderen, maar hij mag dat niet aan de werknemer vragen. De vraag of het frequent verzuim om medische redenen was, mag de bedrijfsarts niet beantwoorden. Zeker niet wanneer hij op de momenten van ziekmelding geen beoordeling heeft gedaan.

Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. De bedrijfsarts/arbodienst mag de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer aan de werkgever verstrekken en deze mogen door de werkgever ook worden opgeslagen:

  • de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
  • de verwachte duur van het verzuim;
  • eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Naast de privacy wetgeving dienen de bedrijfsarts en de medewerkers van de arbodienst zich te houden aan de medische geheimhoudingsplicht, ook al zou dit met toestemming van een medewerker mogen worden doorbroken. Die toestemming kan namelijk nooit in vrijheid gegeven zijn, omdat de verzuimbegeleiding aan een medewerker wordt opgelegd.

Alle mogelijke overige gegevens over de gezondheid van werknemers zijn voor de werkgever niet noodzakelijk voor de loondoorbetalingsverplichting, noch voor de re-integratie/verzuimbegeleiding. Deze gegevens vallen daarom onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts mag deze gegevens niet aan de werkgever verstrekken. Het betreft onder meer de volgende gegevens:

  • diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen;
  • eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand;
  • gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen e.d.;
  • overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding, e.d

Ook tijdens een overleg tussen bedrijfsarts en werkgever dan wel de casemanager ten behoeve van afstemming rond de verzuimbegeleiding/re-integratie van zieke werknemers en om verdere stappen te coördineren, mag bedrijfsarts/arbodienst hierbij alleen dezelfde beperkte informatie verstrekken. Indien wij SMT/SMO’s verzorgen, dienen wij op grond van de informatieplicht zowel de werkgever als de zieke werknemer te informeren voordat wij zijn/haar gegevens in het SMT/SMO inbrengen.

Eigenrisicodrager
Bent u eigenrisicodrager en heeft u de verzuimschade verzekerd bij een verzekeraar, dan gelden er specifieke regels voor verschillende situatie. Desgewenst kunnen wij u hierbij adviseren.

Hoe om te gaan met de dagelijkse praktijk?
In een normale leidinggevende en medewerkerrelatie zal de medewerker veel meer vertellen dan de leidinggevende ooit mag vragen en noteren. Hij mag daar echter (behoudens de eerder genoemde zaken bij de ziekmelding en na beoordeling door de bedrijfsarts ook de medische beperkingen) niets van vastleggen in een voor meerdere personen toegankelijk systeem (zoals een personeelsinformatiesysteem). De leidinggevende moet zaken dus proberen te onthouden, dan wel als geheugensteuntje een persoonlijke aantekening maken, die niet voor anderen toegankelijk is. Ook mogen de zaken die de medewerker heeft medegedeeld niet schriftelijk (ook al heeft de medewerker daar toestemming voor verleend) aan de bedrijfsarts verstrekt worden. De verwachting is dat medewerkers dit, ondanks de uitleg van de werkgever, niet (willen) begrijpen. Mocht de medewerker willen dat de bedrijfsarts toch geïnformeerd wordt, dan adviseren wij dat mondeling te doen. De bedrijfsarts mag die informatie niet gebruiken, maar het kan lastige situaties voorkomen.

Tot slot hechten wij er waarde aan om nadrukkelijk aan te geven dat wij onze processen en werkwijzen zo hebben ingericht dat wij voldoen aan de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij zullen onze klanten actief wijzen op tekortkomingen die wij signaleren en vertrouwen erop hiermee de verzuimbegeleiding kwalitatief hoogwaardig te kunnen blijven uitvoeren.

Wij houden u op de hoogte van de ontwikkelingen en willen samen met u zoeken naar een zo soepel mogelijk verlopend proces om te werken volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Binnenkort verzorgen wij een informatiebijeenkomst aan de Utopialaan 38 in Den Bosch. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Houd onze website in de gaten!